Pewnie to mało ciekawe zajęcie, ale jednak bardzo ważne. Potem, gdy będzie trzeba szybko odnaleźć jakiś dokument może się okazać, że ta kwestia miała wielkie znaczenie. Wygląda to obecnie całkiem nieźle dlatego warto skorzystać z moich podpowiedzi jak się porządkować.
Jako dobrą organizację dokumentów można określić taką, gdzie będzie można łatwo znaleźć potrzebne informacje, łatwo będzie można dodać do już uporządkowanych dokumentów nowych bez przygotowania nowego systemu, łatwo musimy mieć możliwość pokierowania inną osobą, by znalazła u nas ważne dokumenty. Jeśli system będzie spełniał te cechy można powiedzieć, że będzie doskonały.
W trakcie porządkowania dokumentów istotne mogą być dla nas takie elementy jak teczki i foldery, kartonowe pudełka do archiwizacji, klipsy do spinania dokumentów czy etykiety i mazaki. Przydadzą się również segregatory kartonowe.
Krok 1: Strategia
Opracowanie strategii to podstawa i może się wydawać zbędna to jednak planowanie systemy organizacji przyniesie nam wiele korzyści w przyszłości. Warto zastanowić się nad tym jakie rozmiary mają dokumenty, czy przechowywane są w domu z innymi dokumentami czy będą w specjalnie przygotowanym firmowym archiwum. Ważne będzie w jakim meblu będą się znajdować czy może luzem na podłodze w pudełkach. Jeśli opracowujemy strategię bardzo ważne będzie przeglądanie dokumentów jakie posiadamy. Trzeba robić notatki w trakcie ich porządkowania, ponieważ mogą się one potem przydać. Warto sobie stalka reguł, w ramach których będziemy oceniać jakie dokumenty powinno się zostawiać a jakie będą do wyrzucenia.
W momencie, gdy już mamy przygotowaną strategię trzeba także ustalić jak t będzie wyglądać, gdy chodzi o nazwy kategorii oraz układanie tych wszystkich dokumentów w segregatorach. To wszystko istotna sprawa, by potem się w nich odnaleźć.
Krok 2: Sortowanie
Gdy jest już podział na kategorie będzie można przygotować specjalne kartki rozłożone na podłodze z nazwami kategorii i potem sortujemy wszystkie dokumenty dopasowując je do tych właśnie nazw
Krok 3: Porządkowanie
Dokumenty z danej kategorii wkładamy do teczek. Można je oczywiście dzielić na podkategorie, jeśli będzie ich bardzo wiele. Mogą być to podkategorie wydzielone ze względu na okresy czasu, nazwy czy firm. Wszystko zależy od tego jakie rodzaje dokumentów będziemy przechowywać i dlatego opracowanie strategii jest niezwykle istotne. Gdy to wszystko będzie ustalone można rozpocząć proces układania dokumentów w segregatorach, które potem znajdą się na przygotowanych półkach.
